Administratieve procesautomatisering
Administratieve processen automatiseren begint met het verbinden van de juiste systemen en databronnen. Flicc Finance onderzoekt waar dubbele invoer ontstaat, welke controles nodig blijven en hoe uitzonderingen beheersbaar kunnen worden verwerkt.
Het doel is niet om ieder proces blind te automatiseren. We zoeken naar een werkbare combinatie van vaste workflows, betrouwbare gegevensoverdracht en menselijke beoordeling waar die inhoudelijk nodig blijft.
Voorbeeldkoppelingen
Koppeling actiefIllustratieve voorbeelden van gegevensstromen: Shopify naar Informer, Shopify naar Excel, Exact naar Google Sheets, Shopify naar Exact, Mollie naar Informer, Stripe naar Twinfield, bol.com naar SnelStart.
De dienstverlening
De precieze invulling hangt af van je systemen, beschikbare API’s en de vooraf afgesproken scope. De analyse komt vóór de technische oplossing.
Praktische toepassingen
Een goede workflow maakt niet alleen de automatische route duidelijk. Hij beschrijft ook welke invoer wordt gebruikt, waar gegevens terechtkomen en hoe afwijkingen worden gecontroleerd.
Orderregels, bedragen, btw, kortingen, retouren en verzendinformatie kunnen volgens afgesproken regels worden vertaald naar de administratie.
Uitbetalingsregels van een payment provider kunnen worden gekoppeld aan omzet, refunds, kosten en de ontvangst op de bank.
Documenten kunnen vanuit een vaste bron naar een afgesproken administratieve stap of beoordelaar worden geleid.
Beschikbare betaal- en bankgegevens kunnen worden gebruikt om transacties volgens vaste criteria met de administratie af te stemmen.
Gegevens uit afgesproken bronnen kunnen periodiek worden samengebracht voor een rapportage- of dashboardlaag.
Een workflow kan vastleggen welke stap gereed is, waar goedkeuring nodig is en welke uitzondering nog opvolging vraagt.
Technische route
De beste route is de eenvoudigste oplossing die de benodigde data, logica en controles ondersteunt. Beschikbaarheid en kwaliteit van externe API’s kunnen de mogelijkheden begrenzen.
Een bestaande koppeling is vaak passend wanneer de beschikbare velden, boekingslogica en uitzonderingen aansluiten op jouw proces.
Wanneer een standaardkoppeling bijna past, kunnen instellingen of aanvullende verwerkingsregels nodig zijn. We beoordelen vooraf wat technisch beschikbaar is.
Als geen geschikte koppeling bestaat of het proces bijzonder is, kan maatwerk worden onderzocht. Dat is afhankelijk van de beschikbaarheid en kwaliteit van API’s van derden en is niet automatisch de beste keuze.
Ook bij automatisering blijven uitzonderingen en handmatige controles nodig. Vraagt het vraagstuk om een zelfstandige applicatie in plaats van een proceskoppeling? Lees dan meer over software op maat.
Algemeen voorbeeld
Onderstaande route laat zien hoe gegevens in een samenhangende workflow kunnen worden gebracht zonder uitzonderingen uit het oog te verliezen.
De webshop levert de afgesproken order-, btw-, korting-, verzend- en retourgegevens aan.
De payment provider bundelt transacties, kosten en refunds in een netto-uitbetaling.
De koppeling vertaalt beschikbare gegevens volgens de afgesproken boekings- en afstemmingsregels.
Ontbrekende, dubbele of afwijkende transacties worden niet genegeerd, maar apart gehouden voor opvolging.
Dit is een algemeen voorbeeld en geen beschrijving van een specifieke klantcase. De werkelijke inrichting hangt af van de gebruikte systemen, beschikbare gegevens en API-mogelijkheden.
Werkwijze
We leggen eerst de gewenste verwerking en controle vast. Pas daarna wordt een bestaande koppeling geconfigureerd of maatwerk gebouwd.
We brengen databronnen, handmatige stappen, verantwoordelijkheden, knelpunten en gewenste uitkomsten in kaart.
We beschrijven welke gegevens waarheen gaan, welke controles nodig blijven en wat er bij een afwijking moet gebeuren.
Na akkoord richten we de gekozen oplossing in binnen de afgesproken scope, afhankelijkheden en toegangsmogelijkheden.
We testen representatieve transacties en foutscenario’s en leggen de werking, uitzonderingen en verantwoordelijkheden vast.
Beheersbaarheid
Techniek alleen maakt een proces niet beheersbaar. Daarom leggen we toegang, controles, foutafhandeling en verantwoordelijkheid binnen de afgesproken opdracht vast.
We spreken af welke accounts, rechten en gegevens nodig zijn en wie eigenaar en beheerder van ieder systeem blijft.
Waar systemen dit ondersteunen, kunnen hun eigen autorisatiemethoden of tokens onderdeel zijn van het ontwerp. De beschikbare mogelijkheden verschillen per leverancier.
We bepalen welke controles nodig zijn om ontbrekende, dubbele of afwijkende verwerking herkenbaar te maken.
Vooraf leggen we vast wat er bij een storing gebeurt, welke melding beschikbaar is en wie verantwoordelijk is voor controle en herstel.
Afbakening
Deze pagina gaat over de inrichting van workflows en gegevenskoppelingen. Voor de inhoudelijke verwerking, controle en sturing hebben we afzonderlijke diensten.
Voor de boekhoudkundige verwerking van verkoopkanalen, betaalproviders, retouren en uitbetalingen.
e-commerce boekhoudingVoor het uitbesteden van de dagelijkse verwerking, aansluitingen, afsluitingen en afgesproken aangiften.
volledige boekhouding uitbestedenVoor het duiden van cijfers, managementrapportages, forecasts en financiële besluitvorming.
rapportages en financiële sturingVoor de analyse en technische inrichting van de gegevensstroom tussen de systemen die deze diensten ondersteunen.
Veelgestelde vragen
Vooral terugkerende processen met duidelijke invoer, regels en uitkomsten zijn geschikt om te onderzoeken. Denk aan webshoporders, uitbetalingen en fees, documentstromen, bankafstemming, rapportagefeeds en goedkeuringsworkflows. Uitzonderingen en inhoudelijke controles blijven onderdeel van het ontwerp.
Dat kan worden onderzocht wanneer de betrokken systemen gegevens beschikbaar stellen en de gewenste verwerking technisch en administratief uitvoerbaar is. We brengen eerst de databronnen, velden, boekingsregels en uitzonderingen in kaart voordat we een passende oplossing voorstellen.
We geven de voorkeur aan een passende bestaande koppeling wanneer die de benodigde gegevens en logica ondersteunt. Configuratie of een maatwerk API-koppeling komt in beeld als de standaardroute niet passend is. De keuze hangt ook af van de beschikbare API’s van derden.
Tijdens het ontwerp spreken we af hoe een storing herkenbaar wordt, welke gegevens opnieuw verwerkt kunnen worden en wie de opvolging verzorgt. De precieze mogelijkheden hangen af van de betrokken systemen. Afspraken over doorlopende monitoring en onderhoud worden afzonderlijk vastgelegd.
Ja. Automatisering vermindert vooral repeterend werk, maar inhoudelijke beoordelingen en uitzonderingen verdwijnen niet vanzelf. We bepalen welke controles geautomatiseerd kunnen worden en waar menselijke goedkeuring of onderzoek nodig blijft.
Meestal zijn een overzicht van de huidige processtappen, betrokken systemen, voorbeeldtransacties, gewenste uitkomsten en relevante toegangsrechten nodig. Welke accounts of gegevens precies nodig zijn, bepalen we na de inventarisatie en binnen de afgesproken scope.
Proces bespreken
We bespreken je huidige werkwijze, betrokken systemen en de uitzonderingen die beheersbaar moeten blijven. Daarna kan duidelijk worden welke automatiseringsroute passend is.
